Soziale Organisationen oder nichtstaatliche Organisationen sind enstanden, weil bestimmte Bedürfnisse der Gesellschaft durch den Markt oder öffentliche Institutionen nicht ausreichend befriedigt werden. Einige Beispiele sind:

• viele Ländern weisen trotz eines öffentlichen Schulsystems immer noch eine hohe Zahl von Kindern auf, die nicht Lesen und Schreiben können;
• vielerorts ist nicht ausreichend sichergestellt, dass durch den Kongress verabschiedete Gesetze durch die Medien eingehalten werden;
• trotz bestehender Demokratien ist es nicht allen Menschen gleichermaßen möglich, für ihre Bedürfnisse einzutreten und bestimmte politische Entscheidungen zu erreichen.

Nichtstaatliche Organisationen verfolgen sozial- und umweltpolitische Ziele, machen auf Ungerechtigkeit und Misstände in der Gesellschaft aufmerkam und erbringen vielfältige soziale Dienstleistungen. Um ihre Projekt erfolgreich durchführen zu können, folgen die Organisationen häufig einem Prozess von Planung, Durchführung und Bewertung, der hier beispielhaft dargestellt ist:

1. Analyse der Bedürfnisse der Gesellschaft
2. Planung eines Projekts
3. Fundraising
4. Zusammenstellen oder Auswahl des Projektteams
5. Ausbildung des Teams
6. Bekanntmachen des Projekts gegenüber den Leistungsempfägern (z. B. Kinder von Alleinerziehenden oder Angehörige von Menschen mit Behinderung)
7. Durchführung des Projekts
8. Bewertung der Ergebnisse
9. Veröffentlichung der Resultate und Beginn eines neuen Projektzyklus

In diesem Prozess fließen viele Informationen, die zeit- und kosteneffizient verwaltet werden müssen. Damit keine überflüssigen Daten produziert oder Informationen doppelt erhoben werden, benötigen die Organisationen ein integriertes Informationssystem, dass ihre Arbeit angemessen unterstützt.

Einige strukturelle Faktoren des sozialen Sektors verhindern einen effizienten Informationsfluss:

• Fehlende oder mangelhafte IT-Infrastruktur;

• Häufige Wechsel im Leitungsteam der Organisation;

• Kein fester Organisationssitz;

• Viele Freiwillige, die sich wöchentlich mehrere Stunden engagieren;

• Geringe Verweildauer der Freiwilligen.

Um effektiv arbeiten zu können, benötigen die Organisationen des sozialen Sektors kollaborative Informations- und Projektmanagementsysteme. Damit die Organisationen möglichst gut mit all ihren Spendern, Freiwilligen und Partnern interagieren können, sind Webapplikationen erforderlich.

Viele soziale Organisationen arbeiten partnerschaftlich mit anderen Organisationen und Institutionen des privaten und öffentlichen Sektors zusammen. Vielfältige Gründe sprechen für eine solche Organisation in Netzwerken:

1. Kooperationsbeziehung zwischen Akteuren der Zivilgesellschaft: Anders als bei Unternehmen herrscht zwischen sozialen Organisationen keine Konkurrenzbeziehung. Unternehmen suchen nach Wettbewerbsvorteilen. Sie haben daher kaum Interesse, Informationen zu Strategie und Ablauf interner Prozesse preiszugeben. Je stärker sich die Unternehmensstrategien ähneln, desto geringer ist die Gewinnspanne. Nonprofitorganisationen haben hingegen andere Merkmale: Der Austausch über Strategien und Arbeitsmethoden ist erfolgsentscheidend: Je mehr Organisationen kooperieren desto besser kann es gelingen einen sozialen Missstand nachhaltig zu beseitigen. Der Austausch zwischen den Organisationen ermöglicht die Identifikation von sogenannten Best Practices – besonders erfolgreiche Arbeitsmethoden. Die Organisationen können voneinander lernen und ihre Tätigkeit fortlaufend verbessern.

2. Komplexität der sozialen Systeme: Die Ausgangssituation, welche die sozialen Organisationen verändern wollen, ist sehr komplex. Es gibt keine einfache, lineare Erklärung, warum Schüler die Schule abbrechen oder warum AIDS sich in manchen afrikanischen Ländern so schnell ausbreitet. Um signifikante Veränderungen zu erreichen, müssen die Organisationen mit anderen Akteuren zusammenarbeiten, die komplementäre Aktionen durchführen.

3. Einfluss auf die öffentliche Meinung und die politische Agenda: Organisationen beginnen ihre Arbeit an einem begrenzten Ort, zum Beispiel in einem Armenviertel, einem Indio-Reservat oder in einer Gemeinde. Über die Jahre gelingt es ihnen, ihre Arbeitsmethode zu verbessern und nachhaltige Veränderungen an diesem Standort zu erwirken. Um ihre Arbeitsmethode zu verbreiten, versuchen viele Organisationen, Einfluss auf die politische Agenda auszuüben, damit staatliche Institutionen erfolgreiche Konzepte flächendeckend umsetzen. Organisationen mit ähnlichen Zielen arbeiten hierbei zusammen, um ihre Interessen besser vertreten und erfolgreich auf öffentliche Einrichtungen einwirken zu können.

Webanwendungen können die Akteure des sozialen Sektors dabei unterstützen erfolgreich in Netzwerken zusammenzuarbeiten. Die Programme sollen den Organisationen helfen, Best Practices zu erkennen und Sozialtechnologien zu verbreiten. Um ihre Tätigkeit und Ergebnisse angemessen vergleichen zu können, benötigen die Organisationen Standards für die Projektplanung und das Rechungswesen. Das System soll die partizipative Erarbeitung dieser Standards fördern.

Seit vielen Jahren wird darüber diskutiert, dass sich die sozialen Organiationen weiter professionalisieren müssen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Inzwischen werden zahlreiche Kurse und Fortbildungen für Führungskräfte von sozialen Organisationen angeboten. Diese Kurse befähigen die Organisationen, erfolgreich Spenden zu sammeln, ihre strategische Planung zu verbessern und Freiwillige für ihre Arbeit zu gewinnen und einzubinden. Die Schulung im Umgang mit Informationstechnologie und sozialen Netzwerken wurde bislang weitgehend vernachlässigt. Nur sehr wenige Organisationen verfügen über ausgebildetes IT-Personal. Daher haben die Organisationen große Schwierigkeiten, neue Software einzusetzen. Sie haben keine ausreichenden Fähigkeiten, Software auszuwählen, zu installieren und für die spezifischen Bedarfe der Organisation anzupassen.

Unsere Systeme müssen daher besonders nutzerfreundlich sein, damit soziale Organisationen tatsächlich Nutzen daraus ziehen. Unser Institut sollte Trainings anbieten und die Organisationen bei der Anpassung der Systeme unterstützen.

In der Regel haben soziale Organisationen Schwierigkeiten, die Entwicklung von Informations- und Kommunikationssystemen zu finanzieren: Um ihre Aktivitäten zu finanzieren, nehmen die Organisationen an Ausschreibungen von Ministerien, Stiftungen oder Privatunternehmen teil. Dabei werden vordergründig solche Projekte gefördert, die unmittelbar an den Problemen der Gesellschaft arbeiten, zum Beispiel Bildungsprojekte für Kinder aus Elendsvierteln oder der Schutz eines Naturreservats. Allenfalls finanzieren manche Ausschreibungen noch den Aufbau einer einfachen Webseite für die Bekanntmachung der Arbeit, nicht jedoch die Entwicklung oder Anpassung von komplexeren Anwendungen wie zum Beispiel eines Projektmanagementsystems oder einer Anwendung, die bei der lokalen Bedürfnisanalyse hilft.

Aufgrund dieser Mittelknappheit haben wir uns entschlossen, IT3S zu gründen – ein Institut für die Entwicklung von Technologien für den sozialen Sektor. Weil die Organisationen viele Gemeinsamkeiten aufweisen und in großem Maße kooperieren, scheint es möglich, ein Informations- und Kommunikationssystem zu entwickeln, welches die Bedarfe vieler Organisationen deckt. Wegen der geringen Mittel, die den Organisationen für Informationstechnologie zur Verfügung stehen, sollte sich IT3S bemühen, seine Lösungen kostenlos oder zu geringen Kosten zur Verfügung zu stellen.

Im sozialen Sektor gibt es bisher kaum Standards für die Projektplanung und das Rechungswesen. Diese Standards sind aber erforderlich, damit die Organisationen einen produktiven Austausch über ihre Arbeitsmethoden führen und ihre Ergebnisse systematische vergleichen können (Benchmarking). Gleichermaßen fehlen bisher Standards für die Ausschreibungen von öffentlichen Institutionen und Stiftungen. Daher müssen Organisationen ihre Förderanträge jedesmal umschreiben und an die Anforderungen der jeweiligen Ausschreibung anpassen. Bei der Abrechung gibt es ähnliche Schwierigkeiten: intern angewandte Kontrollsysteme entsprechen nicht den Überwachungsmechanismen der Stiftungen und Unternehmen. Der Mangel an standardisierten Projektplanungs und -abrechnungssystemen verursacht viel Ineffizienz und unnötige Mehrfacharbeiten für die sozialen Einrichtungen.

Die von IT3S entwickelten Systeme sollten deshalb die Definition von Standards für Projektplanung und Abrechung im sozialen Sektor fördern. Da es bisher keinen einheitlichen Standard gibt, sollten die Programme verschiedene Projektplanungsmodelle unterstützen und die Übersetzung zwischen den Planungslogiken erleichtern. In Diskussionsforen sollten die Nutzerorganisationen entsprechende Standards erarbeiten. Außerdem scheint es unumgänglich, dass außer soziale Organisationen auch Stiftungen und Regierungsorganisationen an der Bedarfsanalyse mitwirken.

Immer stärker wird die Forderung an die Organisationen transparent zu arbeiten und weitreichenden Einblick in ihre Ziele und Arbeitsweise zu geben. Die Interessenten für derartige Informationen sind vielfältig – dazu gehören sowohl Sponsoren und Spender als auch Freiwillige und Begünstigte. Ein Informations- und Kommunikationssystemen kann den Austausch zwischen allen Beteiligten fördern und den Nutzern helfen relevante Informationen schnell zu finden.

Die Programme von IT3S sollten die Interaktion zwischen den sozialen Organisationen und ihren Interessengruppen stärken. Sie Systeme sollten ermöglichen, dass jeder Nutzer leicht die Informationen finden und verfolgen kann, die ihn interessieren. Die Informationsbereitstellung muss effizient sein und bereits im System vorhandene Informationen und Nachrichten ausnutzen und nutzerspezifisch bereitstellen.

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