Nesta página buscamos a identificar alguns fatores que impactam em nosso trabalho. Ao final de cada seção descrevemos as conclusões que tiramos para a definição de nossa metodologia de trabalho e produtos.
As organizações sociais surgiram porque há determinadas necessidades em uma sociedade que não são atendidas pelo mercado ou pelas instituições públicas. Por exemplo, apesar de haver um sistema escolar, nem todas as crianças conseguem aprender a ler e escrever; apesar do Congresso ter aprovado certa lei, não há mecanismos eficazes de controle para que ela seja respeitada pela mídia; apesar de se ter uma democracia, as necessidades de determinadas camadas da sociedade não têm prioridade na agenda pública, porque as classes sociais têm competências desiguais de representação.
As organizações não governamentais têm como objetivo reverter parte das injustiças e desequilíbrios que existem na sociedade. Para isto, as organizações seguem um processo genérico de planejamento, execução e avaliação de suas iniciativas:
- Leitura das necessidades da sociedade
- Planejamento de um projeto
- Captação de recursos
- Recrutamento ou mobilização de uma equipe para realizar o projeto
- Formação da equipe
- Divulgação do projeto e inscrição do público
- Execução do projeto
- Avaliação do projeto
- Divulgação dos resultados para o público e início de um novo ciclo de execução
Neste processo fluem informações que precisam ser gerenciadas com eficiência. Para que não haja dados redundantes e duplicidade da informação é necessário termos um sistema integrado que dê suporte a todo o processo de gestão da organização.
Há alguns fatores estruturais e próprios das organizações da sociedade civil que prejudicam o fluxo eficiente da informação:
Falta de infra-estrutura de TI;
Frequentes mudanças na equipe de coordenação das organizações;
Ausência de um local próprio da organização;
Muitos voluntários com poucas horas de envolvimento semanal;
Alta flutuação de voluntários.
Estas características das organizações do terceiro setor fazem com que haja grande demanda por sistemas colaborativos de gestão de conhecimento e projetos. Para que as organizações possam interagir bem com seus diversos públicos são precisos aplicativos web.
É muito comum que organizações sem fins lucrativos atuem em rede com outras organizações e instituições pertencentes ao setor público e privado. Há várias justificativas para a atuação em rede:
Falta de competição entre as organizações sociais: Empresas procuram vantagens competitivas e não possuem interesse em compartilhar informações relacionadas à sua estratégia e funcionamento dos processos internos. Quanto mais semelhantes as estratégias das empresas, menor a margem de lucro. As organizações não-governamentais têm características bem distintas: como buscam atender a uma necessidade pública, há grande vantagem em compartilhar conhecimentos quanto a sua metodologia de trabalho com outras organizações. Esta troca de experiências possibilita a identificação de melhores práticas e a melhoria contínua do trabalho das organizações.
Complexidade da transformação social: A situação que as organizações procuram reverter é muito complexa. Não há uma explicação única e linear de por que alunos desistem da escola ou por que a AIDS está se espalhando em alguns países da África. Para conseguir provocar mudanças significativas as organizações precisam colaborar com outros atores que promovam ações complementares.
Impacto na agenda pública nacional: Muitas organizações começam seus trabalhos em um local restrito, por exemplo uma comunidade de baixa renda, uma aldeia indígena, ou um município. Ao longo de alguns anos conseguem aperfeiçoar sua metodologia de trabalho e alcançar bons resultados em seus locais de atuação. Para conseguir a replicação dessas metodologias de transformação social, muitas organizações buscam um impacto na agenda pública. Para aumentar seu poder de articulação junto a instituições governamentais, as organizações costumam cooperar com instituições que atuam com objetivos parecidos em outras regiões do país.
Para atender a estas características do terceiro setor parece ser interessante criar um sistema de aplicativos web que dê suporte à atuação em rede. A ferramenta deve ajudar as organizações sociais a identificarem melhores práticas. Também deve promover a disseminação das tecnologias sociais. Para que as organizações consigam comparar suas ações são necessários padrões de planejamento de projeto e prestação de contas. O sistema deve organizar o discurso referente aos padrões.
Há vários anos discute-se a necessidade de profissionalizar o trabalho das organizações do terceiro setor para aumentar o resultado de suas ações. Surgiram vários cursos de especialização para os gestores das organizações sociais. Estes cursos priorizaram o conhecimento de captação de recursos, planejamento estratégico e gestão do voluntariado. Portanto, o conhecimento das organizações sociais frente às tecnologias de informação e comunicação continua baixo. Há poucas organizações sociais que detêm funcionários com formação em TI. Portanto, as organizações enfrentam dificuldades em implantar novos aplicativos de software. Não possuem competências satisfatórias de escolha, instalação e customização de softwares.
Para que as organizações sociais efetivamente usem as tecnologias de informação e comunicação, os sistemas precisam ter alta usabilidade. Também há necessidade de treinamentos e apoio na customização do sistema para as organizações.
De maneira geral, as organizações do terceiro setor enfrentam dificuldade de financiar a criação de aplicativos de informação e comunicação: para realizarem seus projetos, as organizações participam de editais do governo ou de fundações e institutos empresariais. Estes editais priorizam o financiamento de ações diretamente promovidas junto com a sociedade, por exemplo projetos educacionais para crianças de baixa renda, projetos de profissionalização de jovens ou projetos de geração de renda para comunidades indígenas. Estes editais, às vezes, permitem o financiamento de um simples website de divulgação do trabalho, mas não o desenvolvimento de ferramentas mais complexas, como um gerenciador de projetos ou um sistema que facilite um censo comunitário.
Por causa desta dificuldade de financiamento, foi necessária a criação de um Instituto — o IT3S — para o desenvolvimento de tecnologias para o terceiro setor. Já que as organizações mais colaboram do que competem entre si, parece viável a criação de um único sistema de informação e comunicação que atenda às necessidades de uma variedade de organizações. Conclui-se ainda que as soluções desenvolvidas pelo IT3S devem ser disponibilizadas a baixo preço ou gratuitamente.
O terceiro setor ainda não tem padrões de planejamento e prestação de contas válidos para certo país ou determinado segmento de atuação. Para que possa haver um discurso produtivo entre as ONGs sobre seu funcionamento, bem como um processo de comparação sistemática (benchmarking), é importante que existam padrões. Outra dificuldade é que atualmente não há um padrão referente aos editais de projetos divulgados pelas instituições governamentais e fundações empresariais. Portanto, quando uma organização social solicitar recursos para algum de seus projetos, sempre há necessidade de adaptar o planejamento às perguntas do edital. Quanto à prestação de contas acontece a mesma dificuldade: os instrumentos de controle interno utilizados pelas ONGs são diferentes dos mecanismos de monitoramento aplicadas pelas empresas. Desta maneira, a ausência de padrões gera muita ineficiência e retrabalho nas organizações sociais.
Conclui-se que o sistema desenvolvido pelo IT3S deve fomentar a construção de padrões para processos de planejamento e prestação de contas no terceiro setor. Como ainda não há um padrão estabelecido, o sistema deve dar suporte a diversos modelos de planejamento e facilitar a tradução entre eles. Para aumentar o valor de uso das ferramentas, é imprescindível que não somente organizações sociais mas também instituições governamentais e fundações participem do processo de análise dos requerimentos.
As organizações sociais cada vez enfrentam mais a demanda de envolver a sua comunidade externa e apresentar suas atividades com transparência. Como seus agentes externos são muito diversos — tanto integram patrocinadores e doadores como beneficiários e voluntários —, é importante que cada usuário encontre as informações relevantes para suas necessidades de informação.
O sistema desenvolvido pelo IT3S deve fortalecer a interação entre a organização social e seus diversos públicos. Deve permitir que cada usuário acompanhe as informações que o interessam com facilidade. Também deve buscar a eficiência no processo de fornecimento de informações, reaproveitando informações e notícias já existentes no sistema.